نماذج رسالة تذكير رسمية قابلة للتحميل والتعديل

مقدمة حول كيفية كتابة طلب تذكير رسمي

طلب التذكير هو أداة هامة للتواصل المهني والشخصي، يتم استخدامها عندما تحتاج إلى متابعة أو تذكير شخص أو جهة معينة بواجب أو التزام معين لم يتم الوفاء به بعد. سواء كان ذلك في سياق المهام المهنية، الفواتير غير المسددة، أو التذكير بمواعيد الاجتماعات، فإن طلب التذكير يعتبر وسيلة فعالة لتعزيز التواصل والحفاظ على سير العمل بشكل منظم. في هذا المقال، سنوضح كيفية كتابة طلب تذكير رسمي، وما هي النقاط الرئيسية التي يجب التركيز عليها لضمان فعالية الرسالة.

1- ما هو طلب التذكير؟

طلب التذكير هو وثيقة أو رسالة مكتوبة يتم إرسالها إلى جهة أو شخص معين لتذكيره بمهمة أو موعد معين لم يتم الالتزام به أو لتأكيد موعد أو إجراء قادم. هذه الرسائل تتيح للشخص أو المؤسسة التأكد من عدم تفويت المواعيد أو تأجيل الأمور المهمة.

2- أهمية طلب التذكير

التذكير ليس مجرد إجراء شكلي، بل هو أداة قوية تساعد على:

- تحسين الالتزام بالمواعيد: تذكير الشخص أو الجهة بواجباتهم أو مواعيدهم.
- تعزيز التواصل: يحافظ على تدفق المعلومات بين الأطراف المعنية.
- تفادي التأخيرات: قد يؤدي النسيان أو الإهمال إلى تأخير المشاريع أو القرارات المهمة.
- التأكيد على الاحترافية: يُظهر المرسل حرصه على الالتزام بالواجبات والمواعيد المحددة.

3- خطوات كتابة طلب تذكير رسمي

- تحديد الهدف من التذكير

قبل البدء في كتابة طلب التذكير، عليك أن تحدد بوضوح السبب الرئيسي الذي يجعلك ترغب في إرسال هذا التذكير. هل هو تذكير بموعد، فاتورة مستحقة، أو مهمة معينة لم تُنجز؟

- كتابة المقدمة

ابدأ رسالتك بتحية مهنية موجهة إلى الشخص أو الجهة المعنية. بعد التحية، وضح سبب الرسالة بإيجاز وذكر التاريخ أو المعلومات الأساسية المتعلقة بالموضوع.

مثال: "أود تذكيركم بأن الموعد النهائي لتسليم تقرير (اسم التقرير) هو التاريخ المحدد في............."

- توضيح التفاصيل

في الفقرة التالية، قم بتوضيح التفاصيل بشكل دقيق. إذا كنت تذكر شخصًا بفاتورة مستحقة، حدد مبلغ الفاتورة، تاريخ استحقاقها، ورقم الفاتورة. إذا كان التذكير يتعلق بمهمة معينة، اذكر جميع التفاصيل ذات الصلة.

مثال: "تم إصدار فاتورتكم رقم (رقم الفاتورة) في تاريخ ................، وقد مر الموعد المحدد للدفع في .............. باعتباره تاريخ الاستحقاق."

- توجيه الطلب بوضوح

في الفقرة التالية، وضح بشكل صريح ما ترغب أن يقوم به المستقبل بعد استلام رسالتك. سواء كان ذلك تسليم المهمة، دفع الفاتورة، أو تأكيد الموعد، تأكد من صياغة الطلب بوضوح ولباقة.

مثال: "نرجو منكم تسوية الفاتورة في أقرب وقت ممكن لتجنب أي تأخير إضافي."

- الشكر والختام

أخيرًا، اختتم رسالتك بعبارة شكر وعبارات احترافية أخرى تعبر عن انتظارك للتجاوب مع طلبك. يمكنك أيضًا أن تذكر إمكانية التواصل في حال كان هناك أي استفسارات.

مثال: "نشكركم على تعاونكم ونتطلع إلى سماع ردكم في أقرب وقت."

4- نماذج جاهزة لرسائل التذكير الرسمية

نقدم لكم في هذه المشاركة مجموعة من نماذج مختارة لكم من بعض رسائل التذكير وكل واحدة من رسالة تذكير هي في مجال معين من مجالات الحياة، ومن كل نموذج شيء قد يفيدكم وقد يخصكم، وذلك من اجل التنوع في الاسلوب والطريقة والوقائع وتحصل الاستفادة للجميع ويجد الباحث ضالته في احد النماذج ويجد ما قد يبحث عنه ويناسب حالته.

إليك نموذج جاهزًة لطلب تذكير يمكنك تخصيصها حسب الحاجة:

ويمكن تحميل كل نموذج تريدونه في احد الروابط الموجودة أسفله:

1- طلب تذكير نموذجي

المدينة / التاريخ

من: اسم المرسل
وعنوانه

إلى: 
اسم المستلم / القسم
عنوان المستلم / الشركة

الموضوع: طلب تذكير بشأن ........................

السادة/السيدات ....... اسم المستلم أو الشركة......

تحية طيبة وبعد،

أكتب إليكم لتذكيركم بأن (تحديد السبب الرئيسي) لم يتم إتمامه حتى الآن. وفقًا لاتفاقنا المسبق في (تاريخ الاتفاق أو الاجتماع)، فإن الموعد النهائي لإنجاز (المهمة / الدفع) هو التاريخ المحدد في ......................

نرجو منكم إتمام المطلوب في أقرب وقت ممكن لتفادي أي تأخير في سير العمل.

إذا كانت هناك أي استفسارات أو متطلبات إضافية، لا تترددوا في التواصل معنا على رقم الهاتف ......... أو البريد الإلكتروني........................

شكرًا لكم على اهتمامكم وتعاونكم.

مع فائق الاحترام والتقدير،

اسمك
منصبك
اسم الشركة / المؤسسة

2- رسالة تذكير بدين