مقدمة: فهم أساسيات المراسلة الإدارية والشخصية
يُعتبر اختيار النموذج المناسب للرسائل أمرًا جوهريًا لضمان وصول الرسالة بشكل صحيح وتأثيري إلى المتلقي، ويعد نموذج المراسلة الإدارية ونموذج الرسالة الشخصية من أكثر أنواع المراسلات المستخدمة. على الرغم من أنهما يتشابهان في بعض النواحي، إلا أن هناك فروقًا جوهرية بينهما تجعلهما مناسبتين في سياقات محددة.
ويقصد بالمراسلة الإنشاء والكتابة، ويمكن تعريف المراسلة الادارية بمجموع الوثائق التي تحررها الإدارة بواسطة موظفيها، وتستعملها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية الأخرى.
وعليه فالمراسلات الادارية هي كل ما يتم تبادله وارساله بين جهات مختلفة، وقد تكون هذه الرسالة الادارية متبادلة بين مصلحة عمومية وأشخاص عاديين أو بين مصلحتين عموميتين.
اما الطلبات والمراسلات الشخصية فيقصد بها تلك المراسلات المتبادلة بن الافراد فيما بينهما، وقد تكون هذه المراسلات الشخصية ذات طابع اداري كتلك المراسلات التي يبعث بها الافراد الى جهات ادارية مختلفة بقصد الحصول على خدمة او حق من الحقوق.
وفي هذا المقال سنستعرض بشكل مفصل الفروق بين الرسائل الإدارية والرسائل الشخصية، وأساسيات كتابة كل منهما، وأهم النصائح لضمان كتابة احترافية تجذب الانتباه.
ما هي المراسلة الإدارية؟
تعتبر المراسلة الإدارية أداة أساسية في العالم المهني، حيث تُستخدم للتواصل الرسمي بين الأفراد أو المؤسسات بهدف تبادل المعلومات، أو توثيق الأحداث، أو اتخاذ قرارات معينة. وتمتاز الرسالة الإدارية بصياغة واضحة وموضوعية، خالية من التحيز، وتوجه عادةً إلى شخص أو جهة محددة بصفة رسمية.
أهم خصائص الرسائل الإدارية:
- الرسميات والوضوح: استخدام لغة رسمية مع تجنب العبارات العاطفية أو غير الضرورية.
- التنظيم: تكون الرسائل الإدارية منظمة بترتيب دقيق للمحتوى، بدءًا من المقدمة، مرورًا بصلب الموضوع، وصولًا إلى الخاتمة.
- الإيجاز: تهدف الرسائل الإدارية إلى توصيل المعلومات بأقل عدد من الكلمات، مع الحرص على شمولية المعنى.
- التوثيق: غالبًا ما تتضمن الرسائل الإدارية تفاصيل مثل التاريخ، والتوقيع، وبيانات التواصل.
هيكل نموذج الرسالة الإدارية:
- الترويسة: تحتوي على اسم الجهة أو الشخص المرسل، وعنوانها وتاريخ الرسالة.
- العنوان: يعبر عن مضمون الرسالة بشكل مختصر.
- التحية الرسمية: تبدأ غالبًا بتحية مثل "السيد/السيدة"، متبوعة بالاسم ولقب المتلقي.
- نص الرسالة: يحتوي على الموضوع الرئيسي بطريقة مباشرة وموضوعية.
- الخاتمة: تعبر عن التقدير والشكر، مثل "وتفضلوا بقبول فائق الاحترام".
- التوقيع: يُذيل بنص الرسالة المرسل، ويشمل الاسم والصفة.
- اهداف المراسلات الادارية:
وتهدف المراسلات بجميع انواعها الى تحقيق ما يلي:
- تبادل المعلومات و الخبرات بين مختلف الجهات الادارية واحيانا الافراد.
- توثيق العلاقة و بالتالي الثقة بين الافراد و الادارة.
- تعتبر المراسلات مظهر من مظاهر تجسيد مختلف انواع الخدمات التي تقدمها الادارة العامة.
- تعتبر المراسلات بينة واداة اثبات للحقوق والالتزامات.
- تعد المراسلات مرجعا ومنها يتشكل ما يسمى بالارشيف (المحفوظات).
- انواع المراسلات الادارية:
ان المراسلات الادارية متنوعة بتنوع المواضيع التي تتطرق اليها الادارة انطلاقا من الاختصاصات المسطرة لها بموجب القانون. وتنقسم من حيث الجهة المصدرة لها الى:
- المراسلات الشخصية: ويقصد بها تلك المراسلات التي يتبادلها الفرد مع فرد اخر.
- المراسلات التجارية: وهي تلك المراسلات التي تتم بين التجار نتيجة لمعاملاتهم التجارية وهي تخضع لضوابط و قواعد التحرير الاداري.
- المراسلات الدبلوماسية: وهي تلك المرسلات التي تتم بين ممثلين دوليتين سياسيا واقتصاديا وهذه المرسلات غالبا ما يغلب عليها الطابع السياسي.
- المراسلات الادارية: وهي تلك المرسلات التي تتبادلها الادارة مع جهات مختلفة وهي على انواع مختلفة.
-المرسلات الشخصية ذات الطابع الاداري: وهي تلك المرسلات و المحررات التي تبعث من طرف الافراد الى جهة ادارية بقصد الحصول على خدمة او حق من هذه الاخيرة.
-المرسلات الادارية فيما بين المصالح: تتمثل المرسلات بين مختلف الادارات و المصالح العمومية في مجموعة من الوثائق المتبادلة بين مختلف مصالحها و بين المصالح التابعة لها.
وللمزيد من المعلومات ولمن اراد الاطلاع على المشاركات في نفس الموضوع من هنا في الروابط اسفله:
مضمون الطلبات الرسمية والمراسلات الادارية
نصائح وخطوات كتابة الطلب الخطي
معايير تحرير المراسلات الادارية
انواع المراسلات الادارية
- نموذج المراسلة الإدارية بالمغرب:
المراسلة الإدارية
الدولة..
الوزارة ...
الادارة ..
القسم + الشعار (اللوغو)
- نموذج المراسلة الشخصية ذات الطابع الاداري:
الرسالة الشخصية
------------
ولتحميل هذا النموذج في ملف الوورد في الرابط أسفله:
الرابط من هنــــا
---------
ما هي الرسالة الشخصية؟
على عكس الرسالة الإدارية، فإن الرسالة الشخصية موجهة عادةً إلى أشخاص معروفين من قبل المرسل، وتستخدم للتواصل الشخصي، سواء كان تعبيرًا عن مشاعر، أو لتهنئة، أو للاطمئنان على أحد الأصدقاء أو الأقارب. تتميز الرسائل الشخصية بطابعها الودي والعفوي، حيث يُسمح للمرسل بأن يكون مرنًا في تعبيراته وأن يعبر عن عواطفه بصدق.
أهم خصائص الرسائل الشخصية:
- اللغة العفوية: لا تتطلب الرسالة الشخصية لغة رسمية بل تُكتب بأسلوب ودي.
- التعبير عن المشاعر: يمكن للمرسل تضمين مشاعره بشكل مباشر، مما يجعلها أكثر دفئًا وتقاربًا.
- المرونة في الطول: يمكن أن تكون الرسالة الشخصية قصيرة أو طويلة حسب الموضوع.
- التفاعل الحميمي: تشمل الرسائل الشخصية تفاصيل خاصة وتعبيرات ودية.
هيكل نموذج الرسالة الشخصية:
- التحية الودية: مثل "عزيزي/عزيزتي" أو أي تعبير يعكس العلاقة بين المرسل والمتلقي.
- مقدمة الرسالة: تعبر عن الاهتمام بالمتلقي، وتبدأ غالبًا بالسؤال عن الحال.
- نص الرسالة: يحتوي على الموضوع الرئيسي ويميل إلى العفوية في الأسلوب.
- الخاتمة الودية: مثل "في أمان الله" أو "مع حبي"، متبوعة بتوقيع بسيط مثل الاسم الأول.
الفروقات الأساسية بين المراسلة الإدارية والرسالة الشخصية
الفئة | المراسلة الإدارية | الرسالة الشخصية |
---|---|---|
اللغة | رسمية ومباشرة | ودية وعفوية |
الهيكل | منظم ودقيق | مرن وبسيط |
الغرض | توثيق القرارات/التواصل الرسمي | التواصل الشخصي وتبادل المشاعر |
الجمهور المستهدف | جهات رسمية أو أفراد في بيئة العمل | الأصدقاء والعائلة |
الإيجاز | مختصر وواضح | قد يكون طويل أو مختصر بناءً على الموضوع |
أطلع واقرأ أيضا حول:
كتابة رسالة شخصية لصديق عزيز
نصائح لكتابة الرسائل الإدارية والشخصية بشكل احترافي
نصائح للمراسلة الإدارية:
- التركيز على الوضوح: تجنب العبارات المبهمة، وتأكد من أن القارئ سيستوعب المعنى المطلوب فورًا.
- استخدام لغة مهنية: احرص على تجنب الأخطاء النحوية، واحرص على صياغة رسمية خالية من العاطفة.
- تحقيق التوازن بين الإيجاز والتفصيل: حاول أن تكون الرسالة شاملة للمعلومات المطلوبة دون إطالة.
نصائح للرسالة الشخصية:
- التعبير بصدق: كن صريحًا وعبّر عن مشاعرك بوضوح، فهذا سيعزز من تأثير الرسالة.
- استخدام لغة ملائمة: اختر عبارات تعكس العلاقة بينك وبين المتلقي.
- إضفاء لمسة شخصية: قدّم بعض الذكريات أو التفاصيل التي تعكس العلاقة المميزة بينك وبين المتلقي.
الخاتمة: احترافية في الكتابة والقدرة على التمييز بين الأنماط
تعد القدرة على التمييز بين نموذج المراسلة الإدارية والرسالة الشخصية مهارة أساسية تساعد على التواصل الفعّال وتحقيق الأهداف المرجوة من الرسالة. بينما تعتمد الرسائل الإدارية على الاحترافية والدقة، تركز الرسائل الشخصية على التقارب والتواصل العاطفي. يُفضل دائمًا اختيار النموذج المناسب حسب الغرض والمتلقي لضمان تحقيق التواصل الأمثل وتقديم الرسالة بأسلوب يناسب الموقف.
باتباع هذه النصائح، يمكنك كتابة رسالة واضحة ومؤثرة، سواء كنت تتعامل مع الجهات الرسمية أو مع المقربين في حياتك الشخصية.
ولتحميل مجموعة من نماذج الطلبات والمراسلات العربية باساليب مختلفة واشكال متنوعة ومواضيع متعددة في ملف الورد Word وبصيغة doc، في الرابط اسفله:
المزيد من نماذج طلبات المحاكم
المزيد من نماذج الطلبات الادارية
مرحبا بك اخي الكريم، اذا اعجبتك هذه النماذج، فلا تبخل علينا برآيك وأترك بصمتك، باضافة التعليق أسفله، وشكرا.