كيفية كتابة طلب رسمي بصيغة احترافية

ان البحث عن طلب رسمي مناسب يكون محررا بصيغة احترافية ومصاغ باسلوب اداري وقانوني جيد يعد مسألة ضرورية وملحة وتهم الكثيرمن الناس وخاصة عند طلب خدمة أو طلب وظيفة، ففي هذه الحالة لا بد من تقديم طلب رسمي الى الجهة المعنية، ويجب أن يكون هذا الطلب يحتوي على معلومات شخصية وووسيلة التواصل والاتصال بالمعني بالامر، إضافة إلى سبب الطلب، ذلك أن كتابة طلب احترافي هو ما يزيد من نجاحك في الحصول على موضوع طلبك.

أبرز النقاط الأساسية

• صيغة الطلبات الرسمية مهمة للحصول على الخدمات والوظائف من الجهات الحكومية والخاصة.
• صيغة الطلب تتضمن بيانات شخصية، معلومات تواصل واتصال، وتفاصيل الطلب.
• الكتابة الاحترافية للطلب الرسمي تزيد من فرص الموافقة عليه.
• أهمية الطلب الرسمي تشمل الاحترافية، السيرة الذاتية، وسبب الطلب.
• الدقة في المعلومات والتنسيق يؤثر على قوة الطلب الرسمي.

1- ما هي الصيغة الرسمية للطلب؟

تعريف صيغة الطلب الرسمية

الصيغة الرسمية للطلب هي التي تضفي على وثيقة مكتوبة صفة ادارية ورسمية لانها تقدم لجهة ادارية رسمية من أجل طلب خدمة أو منح أو شكوى... وغيره، وقد يمكن أن تستخدم لأمور أخرى أيضا.

أهمية صياغة طلب بشكل رسمي

تثبت هويتك الشخصية والمهنية، تشرح سبب طلبك، يجب أن تكون الطريقة احترافية.

صيغة الطلب تسهّل التواصل رسميًا مع الحكومات والشركات.

تبيّن الاحترام وتقدم معلوماتك الشخصية، كما تشرح الغرض من طلبك.

2- العناصر الأساسية لصياغة طلب رسمي

كثيرون يتساءلون عما يجب أن تضمنه صيغة طلب رسمي، هناك عناصر مهمة لا بد من تواجدها، ونذك منها البيانات الشخصية ومعلومات الاتصال والتواصل مع المعني بالطلب، كما يجب أن يشمل طلبك على الموضوع والمرجع، وان الهدف من وجود هذه العناصر يكمن في جعل الطلب مهني وسهل فهمه.

البيانات الشخصية

بياناتك الشخصية مهمة جدًا في الطلب الرسمي، ضع في الاعتبار اسمك كامًلا ورقم هويتك الوطنية، ولا تنسى أيضًا ذكر جنسيتك. هذه المعلومات تعرف الجهة المستلمة على هويتك وتربطها بطلبك.

معلومات الاتصال والتواصل

لا تقلل من أهمية معلومات الاتصال في الطلب الرسمي، يجب أن يكون العنوان ورقم الهاتف موجودين، معلوماتك الإلكترونية أيضًا ضرورية. فهذه المعلومات هي التي تحسن من سهولة التواصل لدى الجهات المستقبلة.

الموضوع والمرجع

الموضوع والمرجع يوضحان سبب تقديم الطلب، ويفضل الاشارة الى أي طلب او تواصل سابق قد سبق ايداعه ان وجد وكان بالفعل، فهذه المعلومات توجه الجهة المستلمة على محور طلبك.

3- صيغة طلب رسمي لمؤسسة حكومية

الطلب الرسمي من المؤسسات الحكومية يبدأ بتاريخ إرساله، بعدها يأتي اسم المسؤول المخاطب، ثم يشرح محتوى الطلب بوضوح ويطلب الاستحقاق أو الخدمة المطلوبة، وآخر شيء في الطلب هو ختمه حيث يحتوي على التوقيع، الاسم الكامل، والعنوان التفصيلي للشخص المتقدم.

في هذه الصيغة، ينقسم الطلب الرسمي للجهات الحكومية إلى ثلاثة أقسام: القسم الأول يتضمن بيانات الشخص المتقدم ومعلومات اتصاله، والجزء الثاني يشرح الهدف وطبيعة الخدمة المطلوبة، ثم الجزء الأخير يحمل ختم الطلب ويحتوي على توقيع وبيانات دقيقة للمتقدم.

4- نموذج صيغة طلب رسمي لشركة خاصة

عند التقدم لشركة خاصة، يجب تحرير طلب رسمي بصيغة ادارية احترافية، حيث أن الخطابات الرسمية مهمة في الشركات الخاصة والادارات العامة. 

مقدمة جذابة

تبدأ صيغة الطلب بتاريخ واسمك ثم الجهة المرسل اليها، والمقدمة تعرف عنك وتوضح سبب تقدمك للوظيفة.

عرض المهارات والخبرات

هنا، تكلم عن مهاراتك وخبراتك، خطاب الطلب للوظيفة مهم ويجب أن يكون وافي لمعلوماتك الشخصية ويحكي عن خبراتك ومؤهلاتك.

ختم بشكر رسمي

ينتهي الطلب بطلب لمناقشة الطلب بتفاصيل واشياء تعبر عن الشكر بطريقة رسمية. 

في الخطاب الاداري الرسمي، يحتوي العرض على 70% من المعلومات الرئيسية. حيث يتضمن الخطاب عنوان وتحية وبداية وختام.

5- نصائح لكتابة طلب احترافية بصيغة اجترافية 

استخدم لغة فصحى تكون واضحة في طلبك الرسمي، وهذا يعكس احترافيتك وجدارتك. الإيجاز في طرح النقاط المهمة يزيد قوة طلبك ويسهل فهمه.

تأكّد من خلو طلبك من الأخطاء الإملائية واللغوية، كما يجب أن يكون التنسيق جيد ليبرز مهاراتك في كتابة الطلب.

استخدام لغة فصحى واضحة

الكتابة والتحرير باللغة الفصحى الواضحة بطلبك يدل على اهتمامك بمظهر احترافي، ويشير إلى جدارتك في التعامل مع الآخرين.

الايجاز والتركيز

كون طلبك مختصراً ومركزاً على النقاط المهمة يجعله أكثر قوة وشمولاً، وهذا يزيد من احتمالية التأثير الإيجابي لدى المتلقي.

التحقق من الأخطاء والتنسيق

ضروري التأكد من عدم وجود أخطاء في النحو والإملاء، كما يجب أن يكون التنسيق لطلبك مناسباً، فهذا يُظهر احترافيتك في صياغة الطلب.

6- صيغة طلب تسليم المستندات

يتم في صيغة طلب تسليم المستندات وصف المستندات المطلوبة والهدف منها، ويجب أن يتوفر الطلب على معلومات عن الشخص الذي يطلب وكيفية التواصل معه. فالطلب يوضح متى سيتم استلام المستندات ومن أين ستسلم.

7- صيغة طلب توصية وتزكية

طلب التوصية والتزكية عبارة عن طلب من الشخص لآخر، هذا الشخص يحدد فيه التفاصيل المهمة من مثل: لماذا يحتاج التوصية، مثلا للتقديم على عمل جديد.

أيضًا، يحتوي الطلب على معلومات المتقدم، وبيانات الاتصال مهمة ليسهل التواصل، حيث أن هذا يُساعد الموصي عليه في كتابة التوصية.

أكثر من نصف خطابات التوصية تكون للتعليم، وأفضل طلب التوصية قبل شهر على الأقل، كي يستعد الشخص لكتابتها بعناية.

وجود شخص واحد يكتب كل خطاب في بعض الأحيان يكون أفضل.

للحصول على منحة تركية، لازم يكون معدلك فوق 75% (مثاليا)، لازم العمر يكون أقل من 21 سنة، وتقديرك في النهائي يكون على الأقل 70% للعام، أو 90% للاختصاصات الطبية. ولمنح الماجستير، العمر أقل من 30 سنة، وتقديرك في البكالوريوس يكون أعلى من 75%. هذه هي بعض الشروط الأساسية.

8- أنواع الطلبات الرسمية

ثمة أنواع مختلفة من الطلبات، يمكن أن تكون لأفراد أو لمؤسسات، وتشمل طلبات الوظائف والخدمات العديدة، شأنها شأن طلبات الشكاوى والوثائق الرسمية.

هناك نصائح هامة لكتابة طلب رسمي، منها جعل الخطاب واضحا والاستعانة باللغة الفصحى، والتجنب من الإطالة.

أمثلة على طلبات رسمية

هناك أمثلة عديدة للطلبات الرسمية، مثل: طلبات الخدمات والمنح، طلبات استخراج الشواهد، وكذلك طلب التوصية وطلب تسليم الوثائق، كما تشمل: الشكاوى وطلب تسليم مستندات.

أما طلب الوظائف يحتاج لخطاب خاص به، حيث يجب أن يطلب فيه المتقدم الوظيفة بأدب، ويقدم فيه معلومات عن خبرته ومؤهلاته.

كل هذه الطلبات تحتاج لنفس المعلومات، وتدوين المعلومات الشخصية والخبرات، كما يجب التأكيد على صحة اللغة، وضرورة جعل التنسيق صحيح.

9- الخلاصة

طلبك الرسمي يحتوي على معلومات شخصية ووساسائل التواصل واتصالك، ويجب كتابته بلغة فصحى واضحة، وينبغي التأكد من عدم وجود أخطاء.

وعليه، فان صياغة طلب بشكل رسمي وبطريقة صحيحة  يعتبر مسألة مهمة قد تساعدك على التواصل مع الجهات الرسمية وتزيد من فرص قبول طلباتك.